公司可以在其公司历史尚不完整的情况下经营、开票和纳税。问题通常在获得投资、申请信贷、分配股利、出售股份或面临争议时出现。会议记录簿、股东或股份簿以及资本变动簿须讲述同一个由文件佐证的故事。2026 年，数字化有所帮助，但既不能纠正实质性不一致，也不能替代各项决议所应履行的法定形式。
哪些簿册须彼此对应
会议记录簿保存股东会、股东会议及在适用时董事会的决议。有限责任公司（S. de R.L.）另设专门的股东簿，载明身份、住所、出资和转让；股份公司（S.A.）设记名股份登记簿，并以登记在册者为权利人。可变资本公司还登记增资和减资。这些文件须与章程、股票、转让合同、缴款凭证、商事公告系统中的通知及税务登记相符。一份批准增资却未在其他记录中体现的会议记录，会在所有权、治理和财务证据方面留下缺口。
具有证据价值的内容与保存
《商法典》要求股东大会记录载明日期、出席人、所代表股份、可用表决权和决议；若非以举手方式表决，须记录所投票数。董事会记录包括日期、出席人和获批准的决议。《商事公司通则法》为股份公司会议增加了签名和通知文件。商事交易凭证须保存至少十年，若符合适用的完整性和保存规则，可以电子方式保存。一个没有索引、版本控制或与相应簿册对应关系的扫描文件夹，即使包含所有文件，也可能难以抗辩。
如何在不改写历史的情况下补正
补正始于按时间顺序的清单，而非追溯性地编造会议记录。须对照银行流水、会计、税务申报、合同、授权书和公共登记，以确定发生了什么以及尚需正式化什么。错误通过当前的决议、确认、补录或在法律许可时的公证文书加以更正，并留存更正的可追溯性。2023 年改革在章程和机制符合要求时允许在会议记录中使用电子签名并召开远程会议，但技术并不允许更改日期或替代同意。目标是形成连贯的档案，使第三方能够重建谁作出决定、以何种权限作出，以及随后如何执行。
要点
- 会议记录、股东或股份簿及资本记录须反映同一公司结构。
- 转让可能需要登记和公告才能充分产生效力。
- 商事凭证须保存至少十年，保持完整并可供查阅。
- 补正意味着记录当前的更正，而非制造追溯性证据。
建议核查事项
- 按年度编制股东会、董事会、资本、股东、授权书和公告的清单。
- 将股权结构表与会计、申报和银行凭证相互核对。
- 制定公司档案的签署、编页、备份、访问和保存政策。