En 2026, la única versión válida de la factura de nómina continúa siendo el CFDI 4.0 con complemento de nómina 1.2, revisión C. La emisión correcta requiere mucho más que timbrar: los datos fiscales del trabajador, conceptos pagados, retenciones y fechas deben coincidir con nómina, contratos, bancos y registros de seguridad social. Un control preventivo reduce rechazos, diferencias en declaraciones, molestias para el personal y riesgos sobre deducibilidad. Esta síntesis presenta criterios generales, no una revisión de casos particulares.
Datos maestros antes del cálculo
El CFDI 4.0 exige que RFC, nombre o razón social y código postal del domicilio fiscal del receptor coincidan con los registros del SAT, además de incorporar el régimen fiscal correspondiente. En nómina, también deben revisarse tipo de contrato, régimen de contratación, periodicidad de pago, antigüedad, puesto, entidad federativa y, cuando aplique, datos de seguridad social. La fuente correcta no debe ser una hoja antigua, sino un catálogo maestro gobernado por recursos humanos y nómina con evidencia de actualización. Los cambios de nombre, domicilio, RFC, contratación o baja necesitan un flujo formal. Validar estos datos antes del cierre evita corregir en masa comprobantes ya timbrados.
Conceptos, fechas y consistencia tributaria
El complemento distingue percepciones, deducciones, otros pagos, incapacidades, subsidio y pagos por separación, cada uno con claves y reglas específicas. El CFDI debe reflejar lo efectivamente pagado y el impuesto retenido, y emitirse dentro del plazo aplicable conforme al número de trabajadores y la regla fiscal vigente. Las opciones de emisión mensual no eliminan el cálculo de ISR por cada pago ni los requisitos de cada complemento incorporado. Una nómina técnicamente timbrada puede seguir siendo incorrecta si clasifica un bono como concepto exento sin soporte o si no coincide con transferencias, pólizas, retenciones, IMSS e impuesto local. La conciliación debe ocurrir antes y después del timbrado.
Correcciones y expediente de cierre
Cuando existe un error, no conviene cancelar y reexpedir sin una ruta documentada. Debe identificarse el comprobante, motivo, relación con el CFDI sustituto y efecto en acumulados, retenciones y declaraciones. El cierre mensual puede incluir cuatro conciliaciones: plantilla contra CFDI emitidos; total neto contra bancos; percepciones y retenciones contra contabilidad; y base salarial contra reportes de seguridad social. También deben revisarse duplicados, empleados sin timbre, comprobantes cancelados pendientes y diferencias de centavos o periodos. Conservar XML, representación, acuses y bitácora de correcciones permite responder a trabajadores y autoridades. El objetivo no es sólo emitir, sino demostrar coherencia entre la relación laboral y su reflejo fiscal.
Puntos clave
- CFDI 4.0 con complemento de nómina 1.2 revisión C es la combinación vigente en 2026.
- RFC, nombre y código postal del trabajador deben coincidir con la información fiscal.
- El timbrado exitoso no garantiza que conceptos, exenciones o retenciones sean correctos.
- Cada cancelación o sustitución debe dejar una cadena documental y contable completa.
Qué conviene revisar
- Depurar el catálogo maestro de trabajadores y establecer evidencia para cada cambio de datos.
- Conciliar mensualmente CFDI, dispersión bancaria, contabilidad, retenciones y seguridad social.
- Documentar un procedimiento de cancelación y sustitución con responsables y revisión fiscal.