Para una sociedad anónima cuyo ejercicio coincide con el año calendario, la asamblea ordinaria que revisa 2025 debió celebrarse dentro de los primeros cuatro meses de 2026. Cumplir no significa únicamente firmar un acta: exige preparar información financiera, convocar correctamente, verificar quórum y conservar evidencia de cada decisión. Esta guía ofrece un marco operativo general para ordenar el expediente corporativo; no sustituye el análisis de los estatutos ni la asesoría aplicable a cada sociedad.
El plazo legal y la agenda mínima
La Ley General de Sociedades Mercantiles dispone que la asamblea ordinaria de una S.A. se reúna al menos una vez al año, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. Si el cierre fue el 31 de diciembre de 2025, el plazo ordinario concluyó el 30 de abril de 2026. La reunión debe discutir, aprobar o modificar el informe de administración, considerar el informe del comisario y, cuando corresponda, nombrar administradores o comisarios y determinar sus remuneraciones. También conviene incluir la aplicación del resultado, la reserva legal y cualquier instrucción concreta. No debe confundirse esta reunión con una asamblea extraordinaria, reservada para modificaciones estatutarias y otros asuntos especiales.
Convocatoria e información previa
Antes de convocar, deben revisarse los estatutos: quién puede convocar, plazo, medio, reglas de representación y quórum. Para una S.A., la convocatoria general se publica en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía con la anticipación estatutaria o, en su defecto, quince días antes. Durante ese periodo debe estar disponible el informe anual previsto por la ley, integrado por la marcha del negocio, políticas contables, estados financieros, cambios patrimoniales, notas e informe del comisario. El orden del día debe describir los asuntos con claridad. Si está representada la totalidad de las acciones, la ley contempla una excepción a ciertos defectos de convocatoria, pero documentar la unanimidad sigue siendo esencial para reducir controversias.
Acta, participación remota y cierre del expediente
Los estatutos pueden permitir asambleas presenciales, híbridas o totalmente remotas, siempre que el mecanismo posibilite participación funcionalmente equivalente y deje evidencia de identidad, asistencia, deliberación y voto. El acta debe registrar fecha, asistentes, acciones representadas, quórum, resoluciones y resultados de votación. La firman, de manera autógrafa o electrónica, quien presida, quien actúe como secretario y los comisarios presentes; también se anexan las constancias de convocatoria. Las actas ordinarias se incorporan al libro corporativo. Si no pueden asentarse allí, deben protocolizarse. Las extraordinarias, además, se protocolizan e inscriben en el Registro Público de Comercio. El cierre incluye actualizar libros, poderes, registros y responsables de ejecutar cada acuerdo.
Puntos clave
- Una S.A. con cierre al 31 de diciembre debía celebrar su asamblea anual ordinaria a más tardar el 30 de abril de 2026.
- El informe anual y el informe del comisario deben estar disponibles para accionistas al menos quince días antes de la asamblea.
- La participación remota requiere soporte estatutario y evidencia verificable de identidad, asistencia y voto.
- El acta no termina el proceso: deben ejecutarse los acuerdos y actualizarse los libros y registros relacionados.
Qué conviene revisar
- Comparar el acta de 2026 contra estatutos, convocatoria, lista de asistencia e informe financiero.
- Crear una matriz de acuerdos con responsable, fecha objetivo y evidencia de cumplimiento.
- Regularizar con asesoría específica cualquier asamblea omitida, tardía o documentada de forma incompleta.